Hệ thống điểm bán hàng (POS) đã phát triển theo thời gian, từ những chiếc máy quét mã vạch và máy tính tiền đơn giản ban đầu thành các hệ thống quản lý kho toàn diện và công cụ báo cáo dữ liệu bán hàng. Ngày nay, hệ thống POS mang lại cho các doanh nghiệp sự linh hoạt, khả năng kiểm soát và tính thông minh cao hơn bao giờ hết. Chúng hỗ trợ giao dịch không dùng tiền mặt và cung cấp cả thiết bị đọc thẻ tín dụng cố định lẫn di động. Nhiều nền tảng cung cấp các gói dịch vụ miễn phí hoặc giá rẻ, giúp ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất cũng có thể tiếp cận những công cụ tiên tiến này. 

Vì vậy, dù bạn là một doanh nhân đang muốn nâng cấp hệ thống POS hiện tại hay đang khởi nghiệp và muốn tìm hiểu kỹ hơn về các giải pháp hiện có trên thị trường, thì vẫn còn rất nhiều điều cần học hỏi. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn nắm rõ về các hệ thống POS hiện đại và tìm ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của bạn.

POS là gì?

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, điều quan trọng là hiểu cách thức hoạt động của hệ thống POS. Điểm bán hàng là địa điểm và thời điểm diễn ra giao dịch. Điều này không chỉ giới hạn ở các máy tính tiền; nó còn bao gồm cả giỏ hàng và quy trình thanh toán trực tuyến. Các khoản thanh toán thực hiện qua điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng được trang bị đầu đọc thẻ cũng được tính vào, cũng như các giao dịch thực hiện trên các thiết bị này thông qua mã QR từ các dịch vụ thanh toán như PayPal. Điểm bán hàng cũng thường là nơi tính toán và thu thuế bán hàng.

Hệ thống POS đang thay đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp như thế nào

Để tận dụng tối đa bất kỳ hệ thống nào, điều quan trọng là hiểu cách thức hoạt động của hệ thống POS. Các hệ thống POS đã vượt ra ngoài phạm vi xử lý giao dịch bán hàng và đang trở thành một phần không thể tách rời của toàn bộ hệ sinh thái hoạt động kinh doanh.

Hệ thống POS trên nền tảng đám mây dành cho nhà hàng cho phép người dùng chia hóa đơn, tìm kiếm nhanh các món trong thực đơn, theo dõi hiệu suất của nhân viên phục vụ, xử lý đơn hàng trực tuyến và tại bàn, lập báo cáo về xu hướng hủy hoặc miễn phí món ăn cho khách hàng, theo dõi các món ăn bán chạy, và thậm chí đào tạo nhân viên mới.

Dưới đây là năm xu hướng thay đổi của hệ thống POS và cách doanh nghiệp của bạn có thể bắt kịp những công nghệ POS tiên tiến nhất. 

1. Thương mại chia sẻ

Một doanh nghiệp có thể phát triển với tốc độ bùng nổ bằng cách chuyển hoạt động sang môi trường trực tuyến. Trước đây, các doanh nghiệp phải xử lý dữ liệu từ các nền tảng thương mại điện tử và hệ thống POS vật lý của họ. Để tạo báo cáo, bạn sẽ phải nhập cả hai kết quả vào bảng tính, hệ thống kế toán hoặc phần mềm báo cáo khác. Tuy nhiên, nhờ có các hệ thống POS thương mại chia sẻ, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách tự động hóa quy trình này.

2. Hệ thống POS di động

Các doanh nghiệp nên cân nhắc việc chấp nhận thanh toán qua điện thoại di động, vì khách hàng đang dần chuyển sang sử dụng các phương thức thanh toán khác thay vì tiền mặt. Khách hàng đang sử dụng thẻ tín dụng và chấp nhận ví điện tử thường xuyên hơn so với thanh toán bằng tiền mặt. Nhờ hệ thống POS di động, các doanh nghiệp có thể chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng ở bất kỳ đâu có kết nối internet, đồng thời khách hàng cũng có nhiều sự linh hoạt hơn trong việc lựa chọn phương thức thanh toán. Những hệ thống này cũng rất hiệu quả cho các công việc kinh doanh phụ, hộ kinh doanh cá thể và các doanh nghiệp siêu nhỏ thường tham gia các hội chợ thương mại hoặc sự kiện địa phương.

Tùy thuộc vào hệ thống, các doanh nghiệp có thể không cần phải tiến hành đại tu thiết bị quy mô lớn hay tổ chức các khóa đào tạo phức tạp cho nhân viên để bắt đầu chấp nhận thanh toán di động. Các dịch vụ xử lý thẻ tín dụng di động (ví dụ: Square, PayPal Here) sử dụng đầu đọc thẻ tín dụng được kết nối với điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng cùng với ứng dụng di động cần thiết, trong khi các nhà cung cấp ví điện tử (ví dụ: Google Wallet, Visa Checkout, Apple Pay) và các ứng dụng di động dành cho khách hàng thân thiết (ví dụ: Starbucks, Daily Deals) cho phép khách hàng thanh toán trực tiếp từ điện thoại thông minh của họ hoặc bằng cách sử dụng máy quét POS để đọc mã vạch hoặc mã QR trên màn hình.

3. POS + CRM

Các hệ thống POS mới tích hợp các giao dịch thời gian thực với các giải pháp CRM tốt nhất để hỗ trợ các doanh nghiệp tăng cường doanh số và nâng cao doanh thu. Tính năng tích hợp này đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp mới thành lập cần thu hút khách hàng tiềm năng và thúc đẩy doanh số để phát triển, cũng như các doanh nghiệp nhỏ cần củng cố dòng tiền.

Trong khi các hệ thống POS trước đây chỉ có thể cung cấp những dữ liệu cơ bản về hành vi của khách hàng (nếu có), thì việc tích hợp POS-CRM giúp bạn xác định được những khách hàng nào đang đóng góp vào doanh số bán hàng của bạn và những khách hàng nào đáng để bạn đầu tư vào việc xây dựng lòng trung thành.

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và lập hóa đơn trực tuyến Sellsy là một trong những giải pháp như vậy. Nhờ tính năng tích hợp với hệ thống POS, các doanh nghiệp có thể tạo hồ sơ khách hàng, nhiệm vụ CRM và danh sách tiếp thị qua email ngay từ máy tính tiền POS của mình.

4. Dữ liệu lớn dành cho doanh nghiệp nhỏ

Các giải pháp về dữ liệu lớn không chỉ dành riêng cho các công ty lớn có ngân sách phân tích dữ liệu dồi dào. Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất, không chuyên về công nghệ, giờ đây cũng có thể tiếp cận nguồn dữ liệu mạnh mẽ với chi phí hợp lý ngay trong tầm tay, nhờ vào hệ thống POS của họ.

5. An ninh IoT và POS

Internet vạn vật (IoT) — sự kết nối và giao tiếp giữa các thiết bị, mạng lưới và các vật thể vật lý qua internet — giúp kết nối các hệ thống POS với các quy trình phía trước và phía sau như CRM, kế toán và quản lý kho. Do đó, các hệ thống POS dễ bị tấn công và rò rỉ dữ liệu.

Các tội phạm mạng đôi khi nhắm mục tiêu vào các hệ thống POS để thu thập dữ liệu người tiêu dùng và thẻ tín dụng bằng cách phát tán phần mềm độc hại qua các thiết bị kết nối internet. Do đó, các doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật hệ thống bảo mật của mình và nắm rõ cách đối phó với các mối đe dọa hoặc cuộc tấn công tiềm ẩn.

Đội Ứng phó Khẩn cấp Máy tính Hoa Kỳ (US-CERT) thuộc Bộ An ninh Nội địa khuyến nghị bảo vệ hệ thống POS bằng cách sử dụng mật khẩu mạnh, đảm bảo đã cài đặt các bản cập nhật phần mềm POS mới nhất, cài đặt tường lửa, sử dụng phần mềm diệt virus, hạn chế truy cập internet trái phép (chẳng hạn như cho các mục đích khác ngoài giao dịch POS) và vô hiệu hóa quyền truy cập từ xa vào hệ thống POS. Hơn nữa, nhà cung cấp hệ thống POS của quý vị cần đảm bảo các biện pháp bảo mật và tuân thủ phù hợp như một phần của thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA).